RARIS – Regionalna agencija za razvoj istočne Srbije je akreditovana regionalna razvojna agencija sa 9 zaposlenih.
Digitalizacijom su rešena dva problema: upravljanje dokumentima i interna komunikacija
Analizom poslovanja 2021. godine je zaključeno da veliki deo poslovnih aktivnosti RARIS-a zavisi od dostupnosti dokumenata, brzine njihovog nalaženja, upotrebe i distribucije. Tradicionalan način poslovanja je vezan za radno mesto (desk kompjuter), a kako se u RARIS-u veliki broj aktivnosti sprovodi na terenu, van kancelarije, na službenim putovanjima, javio se problem kako dostupnosti tako i rada na dokumentima. Tradicionalni način poslovanja podrazumevao je pojedinačne baze dokumenata kod svakog zaposlenog. Iz tog razloga često se dešavalo da kolege nemaju pristup ’’hitnom dokumentu’’, pa su se razmenjivali mejlovi, snimalo na eksterne memorije, kopiralo, skeniralo. U toku rada se dešavalo da više zaposlenih u isto vreme radi na jednom dokumentu što je dovodilo do usnimavanja više verzija istog dokumenta sa različitim ažuriranjima. Sve te radnje oduzimale su vreme, usporavale izvršenje radnih zadataka, dovodile do nesuglasica i nerazumevanja.
Drugi deo problema manifestovao se u internoj komunikaciji unutar samog RARIS-a. Kako eksterna, tako i interna komunikacija je uglavnom išla e-mailom. To je postepeno dovelo do ogromnog broja e-mejlova (prosečno oko 600 emaliova mesečno) i otežalo snalaženje – ko je kada, kome, preneo koju informaciju i praćenje toka informacija.
Sam proces digitalizacije RARIS-a odvijao se u nekoliko faza. Najpre je definisan cilj: da postoji sigurno skladištenje podataka koje je bezbedno od uticaja sa strane, da se omogući on-line pristup dokumentima i da se izbegne situacija da svako čuva dokumente na svom računaru. Analizirano je nekoliko opcija skladištenja i rada sa dokumentima – od digitalnih servisa Google Drive, Dropbox, Microsoft…., preko remote access sistem rešenja ili kupovine NAS mrežnog starage-a za skladištenje dokumenata.. Izabrana je kombinacija Drobox + NAS mrežni storage. Dropbox je odabran kao servis koji je jednostavan za korišćenje, nudi dosta opcija za rad i korišćenje i može se instalirati na kompjuterima i pametnim telefonima. Definisani su principi, formirani folderi i pristupilo se „punjenju“ foldera, odnosno prebacivanju dokumenata sa pojedinačnih računara u odgovarajuće foldere na Droboxu i taj proces je trajao 6 meseci. Kao rezultat, danas su sva dokumenta dostupna svima u svakom trenutku. U ovom trenutku na Dropboxu RARIS skoro 200.000 fajlova, u upotrebi je 36,92% od ukupno 3 TB, povezano 27 uređaja. Dropbox je podržan i lokalnim storage rešenjem koji omogućuje lokalni backup svih podataka sa Dropboxa. Server kombinovan sa NAS mrežnim storage uređajem kapaciteta 3TB u RAID režimu rada stvara dodatnu kopiju podataka i na taj način višestruku zaštitu od gubitka podataka.
Drugi deo digitalizacije RARIS-a ogleda se u korišćenju alata za internu komunikaciju. Pristup rešavanju ovog problema bio je sličan prethodnom. Prvo je, u širem izboru mogućnosti (Slack, Trelo, Asana itd), odabran Slack kao aplikacija za timsku saradnju zbog svoje funkcionalnosti i jednostavnog korišćenja na kompjuterima i pametnim telefonima. Nakon toga su formirane grupe – „kanali“ prema potrebama projekata ili zajedničkih poslova. Ove grupe su promenjivog karaktera u pogledu članstva i trajanja. Uvođenjem ovog načina interne komunikacije skratilo se vreme protoka informacija među zaposlenima, dobilo se na efikasnosti, smanjio se protok bespotrebnih informacija za one zaposlene koji nisu članovi određenih grupa, i drastično smanjilo opterećenje e-mail komunikacije. Danas u Slacku ima 13 kanala sa preko 5.000 razmenjenih poruka ili informacija godišnje.
Rezultat digitalizacije RARIS-a se svakodnevno ogleda u poboljšanoj i ubrzanoj komunikaciji među zaposlenima, a u radu sa fajlovima zaposleni RARIS-a su u mogućnosti da potrebna dokumenta i podatke koriste trenutno na svakom mestu i u svakom trenutku.
U digitalizaciji RARIS-a su učestvovali su svi zaposleni i to od faze definisanja problema do odabira rešenja – što je značajno pomoglo uspešnost procesa.
Za dodatne informacije u vezi sa digitalizacijom poslovanja u vašoj kompaniji možete se obratiti Branku Brkoviću iz RARIS-a mejlom na adresu branko.brkovic@raris.org ili telefonom na 019 426-376.
